关于印发归档文件收集、整理和移交接交制度的通知

发布时间:2017-11-21 信息来源:

 

 

 

三亚市审计局文件

 

 

 

三审字〔2017〕284号

 

 

 

三亚市审计局

关于印发归档文件收集、整理

和移交接交制度的通知

 

各科室:

根据《国家档案法》、《审计档案管理办法》和《海南省档案局归档文件整理规则》等规定要求,为了健全档案工作制度,完善档案管理机制,确保我局档案工作逐步走上制度化、规范化轨道,结合本局工作实际,制定三亚市审计局归档文件收集《三亚市审计局归档文件整理制度三亚市档案移交接交制度各科室遵照执行。

 

 

                                 三亚市审计局

                               2017年11月16日

(此件主动公开)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三亚市审计局办公室           2017年11月17日印发

                                  

三亚市审计局归档文件收集制度

 

    一、档案收集包括档案接收、征集及网编数据采集等方式。

    二、档案材料收集范围:按照《国家档案局机关文书材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《审计档案管理办法》规定范围收集,主要收集本单位机关文书材料、外单位相关文书材料、审计业务相关文书材料、会计报表、会计账本、会计凭证、基建材料、荣誉声像材料及其他按有关规定应归档的各类原始材料都属于收集范围。

 三、任何个人不得以任何理由拒绝向档案室移交档案材料。

 四、审计档案材料由各科室审计项目负责人或主审人在审计项目完成后三个月内收集、整理,编目立卷后送档案室装订编排归档,防止材料丢失,影响档案材料完整;文书档案、会计档案、荣誉档案、基建档案、声像档案等,由档案工作人员负责收集整理,相关人员要主动配合档案材料收集工作。

 五、联系催要制度:档案工作人员要了解和掌握形成档案材料信息,及时向形成档案材料的各科室或负责人催收应归档的档案材料。

 六、收集材料要求:档案材料收集以原始材料为主,复印件材料要加盖行文单位印章,要完整、真实、文字清楚;不符合归档要求档案材料,档案室管理人员要责成档案材料形成的相关科室人员按要求完成。

    1.载体纸张要求:归档材料统一使用A4(80G)规格的办公用纸(专业特殊要求除外)。

    2.载体字迹要求:必须使用炭素墨水、蓝黑墨水、黑色墨水书写,禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

    3.现代化设备形成的材料要求:禁止色带打印、墨水打印材料归档,禁止传真形成的文件材料归档。


三亚市审计局归档文件整理制度

 

    一、归档文件整理要遵守归档文件整理规则,要遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理,保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

    遵照集中统一管理原则。审计档案按照《审计暑审计文件材料立卷归档操作规程》和《审计暑审计档案保管期限规定》要求整理归档。文字档案、会计档案、荣誉档案、基建档案、声像档案等的整理工作,按照国家、省、市档案管理部门相关规定整理归档。

    各科室审计档案材料的整理工作,由各科室项目负责人或主审人整理,各科室负责人审查把关,整理立卷后送档案室装订编号归档。文字档案、会计档案、荣誉档案、基建档案、声像档案等,由档案室管理人员负责整理归档。

    四、文件整理范围:按照《国家档案局机关文书材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《审计档案管理办法》规定范整理,主要整理本单位机关文书材料、外单位相关文书材料、审计业务文书材料、审计取证材料、会计报表、会计账本、会计凭证、基建材料、荣誉声像材料及其他按规定应归档的各类原始材料。

    五、整理顺序:文书档案按照国家、省、市档案管理部门有关规定的顺序整理排列编目;审计档案按照《审计档案管理办法》和《国家档案局机关文书材料归档范围和文书档案保管期限规定》整理排列编目。

    六、整理分类和时间要求:文件材料整理按照文件类别、保管时限及排列顺序等有关规定整理。文书档案材料按照档案管理部门的规定,在次年6月底前的分类整理归档;审计档案档案材料在审计项目完成后三个月内整理归档;会计档案材料、荣誉档案材料等,根据实际情况整理归档。


三亚市档案移交接交制度

 

一、为加强本机关档案工作建设,实现档案工作制度化、规范化,根据《档案法》等规定,制定本制度。

二、本局档案实行集中统一管理。各科室形成的各类归档文件材料,按有关要求整理后,移交档案室归档。

三、档案接收范围:各科室在本机关公务活动中形成的具有保存、查考价值的各种门类和载体文件材料,都应按规定及时向本机关档案室移交归档。具有接收范围按机关文件材料归档范围和其它档案管理办法的有关规定执行。

四、移交接交要求:按照国家、省、市档案管理部门、国家审计暑有关档案移交接交规定,结合本局档案管理工作实际,各科室要以认真负责的态度,切实做好档案移交接交工作。

1.每年6月底前,将已存档满10年的永久、定期30年的文书档案移交三亚市档案局。

2.每年6月底前,将已存档满20年的永久、定期30年的审计档案移交三亚市档案局。

3.审计档案材料在审计项目完成后三个月内整理立卷,移交档案室装订编号归档。

4.会计档案材料的接交工作,具体接交时间由市财政部门决定,接交会计档案材料后要进行整理,编制会计档案目录,编号归档。

5.日常工作中的外来文件材料,由文件收发员收集,文件收发员要在次年1月将收集文件移交档案室整理归档。

6.政府投资审计中心审计档案,由政府投资审计中心自行办理移交接交手续。

五、档案移交接交要按规定办理移交接交手续,填写档案移交登记表或移交清单,保证移交接交手续完整。

六、档案人员变动时,办公室要做好档案移交接交工作,认真办理交接手续。